Pour certains d’entre vous, organiser un événement est amusant, pour d’autres, une source de stress. Quoiqu’il en soit, c’est souvent une mission ponctuée d’imprévus.
Même si vous faites appel à un organisateur pour votre événement, le secret de la réussite se trouvera avant tout dans votre capacité à énoncer vos besoins et à définir les éléments clés de votre cahier des charges.
Cordon Blanc vous donne quelques astuces pour bien structurer votre projet…
1.
Définissez
vos objectifs
Vous souhaitez attirer de nouveaux clients en les surprenant ? Vous voulez remercier vos collaborateurs en leur offrant une soirée festive ? Vous désirez faire travailler vos collaborateurs sur un nouveau projet dans un cadre détendu ?
Vos objectifs doivent être clairement définis pour permettre à nos équipes d’imaginer un événement en phase avec vos enjeux.
2.
Identifiez le profil de vos invités
Vous devez récolter le maximum d’informations concernant votre cible pour proposer une solution événementielle appropriée aux goûts de chacun. Sur les collaborateurs, clients, fournisseurs, mais aussi sur le secteur d’activité, le statut social, l’âge moyen, la nationalité, les restrictions alimentaires, etc.
Il est également important de vous projeter à la place de vos invités et de vous demander quelles pourraient être leurs motivations à participer ?
3.
Déterminez
votre budget
Le budget de votre opération événementielle permettra de délimiter les contours de votre événement. Nous vous invitons à réfléchir aux différents postes de dépenses possibles : traiteur, location de salle, hôtesses, sécurité, team building, animation, éclairage, sonorisation et idéalement de définir un budget maximum par convive souhaité.
4.
Planifiez une date et une heure
Programmez votre événement professionnel n’est pas si simple. Il vous faut penser aux périodes de vacances scolaires, aux jours fériés, éviter le vendredi (jour de RTT), le mercredi (temps partiel des parents) pour réduire au maximum le taux d’absentéisme. Concernant les créneaux horaires, évitez un démarrage et une clôture aux heures de pointes, évitez également les réunions après une longue journée de travail, vous risquez de trouver en face de vous un auditoire peu réceptif.
Pour ces questions de timing demandez conseil à notre équipe commerciale.
5.
Choisissez et présélectionnez plusieurs lieux événementiels
Le lieu de votre manifestation est d’une certaine manière l’image et la vitrine de votre événement. Il doit à ce titre vous ressembler et permettre de porter le message que vous souhaitez faire passer à vos invités. Au-delà du style et du coût de la location, Cordon Blanc vous invite à vérifier 4 points clés :
– La configuration des lieux doit être appropriée au format de l’événement (buffet, cocktail, repas assis, soirée dansante)
– La localisation doit être facile d’accès pour les participants et bien desservie par les transports en commun
– Le matériel mis à disposition par le lieu doit être connu en amont (mobiliers, système de sonorisation, vestiaire)
– Ainsi que les contraintes imposées par l’espace événementiel (prestataires imposés, redevance traiteur, animations)
Sachez que ce travail fastidieux, mais crucial, peut être entièrement pris en charge par notre équipe commerciale.
6.
Sélectionnez un service traiteur adapté suivant le format de l’événement
L’évaluation de votre événement par vos convives passe par leur expérience gastronomique. Il est donc important de veiller à ce que la prestation traiteur soit en adéquation avec la cible de votre événement (VIP, collaborateurs, clients).
Selon le standing de vos invités vous pourrez imaginer un cocktail lunch composé de mini sandwichs, un cocktail dînatoire avec des pièces raffinées, un dîner plus confidentiel, ou un buffet à partager.
Les chefs cuisiniers de Cordon Blanc vous proposent des menus équilibrés avec viandes, poissons et produits végétariens adaptés à tous les standing et tous les budgets.
7.
Annoncez votre événement et finalisez le listing des invités
Ne tardez pas trop à envoyer les invitations : au minimum trois semaines à l’avance et avec une relance une semaine avant le jour J. En version papier ou numérique, par e-mail, via un site web dédié ou un événement créé sur votre page Facebook … tout est possible et tout dépendra du profil de vos invités.
Fixez une date de réponse et constituez au fur et à mesure le listing final qui vous servira le jour J à vérifier les invités.
8.
Entourez-vous de prestataires de confiance pendant toute la durée du projet
Pour vivre un événement serein, vous devez avoir l’assurance de travailler avec une équipe professionnelle et rigoureuse, pour ne vous concentrer que sur le contenu de votre événement et profiter du jour J. Si vous supervisez vous-même chaque prestataire, veillez à ce que chaque partie prenante sache quand et où intervenir.
Réalisez un briefing clair avant l’événement avec l’ensemble des responsables pour favoriser la bonne éxécution des tâches respectives.
9.
Évaluez
votre événement
Diffusez un questionnaire à un échantillon représentatif de vos invités ou mettez-leur à disposition un baromètre de satisfaction directement sur place. Vous pourrez alors estimer très aisément la qualité et l’impact de votre événement.
N’oubliez pas que les avis positifs ou négatifs sont tous les bienvenus pour vous aider à améliorer vos futurs événements.
